Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Slawa Pankratz
Westerloyer Straße 1a
26655 Westerstede
Deutschland
Telefon: 04488 5939641
E-Mail: info@ing-pankratz.de

2. Zweck von DOMYVA

DOMYVA ist eine Software zur Unterstützung der Immobilienverwaltung. Dabei können insbesondere Verwaltungsnachrichten, Dokumente, Objekt- und Mietdaten, Termine, Hinweise und künftig weitere verwaltungsbezogene Informationen verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten Funktionen.

3. Hosting und technische Bereitstellung

Die Webanwendung wird über Vercel bereitgestellt. Beim Aufruf können technisch erforderliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Browser- und Geräteinformationen verarbeitet werden. Diese Daten dienen insbesondere der sicheren und stabilen Bereitstellung der Anwendung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren technischen Betrieb.

4. Benutzerkonto, Authentifizierung und Datenbank

Für Anmeldung, Benutzerkonten, Datenbank, Dateispeicher und Zugriffssteuerung nutzt DOMYVA Supabase. Verarbeitet werden dabei insbesondere Konto- und Zugriffsinformationen sowie die vom Nutzer in DOMYVA gespeicherten Verwaltungsdaten. Der Zugriff wird accountbezogen getrennt und durch technische Zugriffsregeln abgesichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Hochgeladene Dokumente

Nutzer können Verwaltungsunterlagen in DOMYVA hochladen. Diese Dateien werden in einer privaten, dem jeweiligen Account zugeordneten Ablage gespeichert und können zur automatischen Klassifikation, Zuordnung und Extraktion relevanter Informationen verarbeitet werden. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, nur solche Unterlagen hochzuladen, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist.

6. KI-gestützte Verarbeitung

Für bestimmte Funktionen nutzt DOMYVA Dienste von OpenAI. Dabei können Inhalte aus Dokumenten, Nachrichten oder Nutzereingaben an OpenAI übermittelt werden, soweit dies für die jeweilige Funktion erforderlich ist. DOMYVA verwendet KI insbesondere zum Verstehen, Klassifizieren, Zusammenfassen, Extrahieren von Informationen und Erstellen von Vorschlägen. Rechtlich oder finanziell relevante Aktionen werden nicht allein durch die KI ausgelöst.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Nutzung der angeforderten Funktion erforderlich ist.

7. Eingehende E-Mails

DOMYVA stellt für Accounts eigene E-Mail-Eingangsadressen bereit. Nutzer können verwaltungsrelevante E-Mails gezielt an diese Adresse weiterleiten. Für den technischen Empfang wird Resend eingesetzt. Dabei können Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichtentext, Zeitstempel und Anhänge verarbeitet werden. Eine vollständige Synchronisation bestehender Mailkonten ist nicht vorgesehen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. WhatsApp

Eine WhatsApp-Anbindung ist technisch vorgesehen, derzeit jedoch noch nicht produktiv aktiviert. Sobald dieser Kanal aktiviert wird, werden diese Datenschutzhinweise vor der produktiven Nutzung um die konkrete Verarbeitung und den eingesetzten Meta-Dienst ergänzt.

9. Cookies und lokale Speicherung

DOMYVA verwendet derzeit keine Marketing- oder Tracking-Cookies. Für Anmeldung, Sitzungsverwaltung und den sicheren Betrieb können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen eingesetzt werden. Diese sind für die Nutzung der Anwendung erforderlich.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung von DOMYVA, bestehende Vertragsverhältnisse oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Verwaltungsdaten und Dokumente verbleiben im Account, bis sie durch den Nutzer gelöscht werden oder eine anderweitige Löschpflicht besteht.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur technischen Bereitstellung können insbesondere Vercel, Supabase, OpenAI und Resend als Dienstleister eingesetzt werden. Soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage entsprechender Verträge zur Auftragsverarbeitung beziehungsweise geeigneter datenschutzrechtlicher Garantien.

12. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zudem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

13. Sicherheit

DOMYVA setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Veränderung zu schützen. Dazu gehören unter anderem accountbezogene Zugriffsregeln, private Dateispeicher, verschlüsselte Übertragung und serverseitig geschützte Zugangsdaten für externe Dienste.

14. Stand

Stand: September 2026. Diese Datenschutzhinweise werden angepasst, sobald sich eingesetzte Dienste oder Verarbeitungsprozesse wesentlich ändern.