Datenschutzerklärung

DOMYVA ist ein Projekt der Vendahl UG (haftungsbeschränkt) i. G..

Die Eintragung in das Handelsregister steht noch aus. Weitere Angaben findest du im Impressum. Datenschutzanfragen kannst du an info@vendahl.de richten.

Informationen zur Auftragsverarbeitung

Diese Hinweise gelten für die DOMYVA-Webseite und die Webanwendung. Für Besucherdaten, unsere Kundenbeziehung, Benutzerkonten und Supportanfragen ist der oben genannte Betreiber verantwortlich.

Immobilien-, Mieter-, Eigentümer- und Verwaltungsdaten in Kundenaccounts verarbeitet die Vendahl UG (haftungsbeschränkt) i. G. als Betreiberin von DOMYVA grundsätzlich im Auftrag des jeweiligen Kunden. Dieser bestimmt die Zwecke, Rechtsgrundlagen, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen und informiert die betroffenen Personen. Diese Verarbeitung bedarf einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Diese Datenschutzerklärung ersetzt eine solche Vereinbarung nicht.

Für Miet- und Verwaltungsunterlagen wende dich für Auskunft, Berichtigung und Löschung zunächst an die zuständige Verwaltung. Für eigene Konto- und Sicherheitsverarbeitungen sind wir dein Ansprechpartner. Geht eine gemischte Anfrage bei uns ein, bearbeiten wir unseren Teil und unterstützen die Bearbeitung der Auftragsdaten. Einzelheiten zum persönlichen Mieterzugang stehen im Abschnitt Mieterportal.

Zusätzlich werden Kontaktadressen, Telefonnummern, Aliasnamen, bekannte IBANs, Mieterfolgen und Mietversionen verarbeitet. Anfangsbestände, Kautionsereignisse, Übergabefotos, Schlüssel, Zustandsbeschreibungen sowie Wartungspflichten und Nachweise dokumentieren die Verwaltung. CSV-Stammdatenimporte speichern Zuordnungen, Prüfergebnisse und Importprotokolle.

Für die Kundenbeziehung speichern wir außerdem Kundenart, Firma, Kontaktperson, Anschrift, Land, Telefonnummer und E-Mail sowie gegebenenfalls abweichende Rechnungsdaten und deren Bestätigungsstand. Berechtigte Betreiberadministratoren können diese Angaben für Betreuung und Rechnungsvorbereitung einsehen.

Je nach genutzter Funktion verarbeitet DOMYVA:

• Account- und Profildaten: Name, E-Mail-Adresse, Accountname, Teamrolle, Sprache, Einladungen, Anmelde- und Sicherheitsinformationen sowie Test- und Tarifstatus.
• Immobilien- und Vertragsdaten: Anschriften, Wohnungen, Mieter und Vertragspartner, Laufzeiten, Mieten, Kautionen, Flächen, Zählernummern, Ablesedaten und Verbrauchswerte.
• Dokumente und Kommunikation: Originaldateien, Bilder, Mailtexte, Anhänge, Absender und Empfänger, Betreff, Zeitstempel, Nachrichtenkennungen, Gesprächsverläufe, Anfragen, Antworten, Entwürfe und Übersetzungen.
• Finanzdaten: Kontokennungen und gegebenenfalls IBAN, Buchungsdaten, Zahlungsbeteiligte, Verwendungszwecke, Beträge, Zuordnungen, Prüfvermerke und Abrechnungsstände.
• Organisationsdaten: Vorgänge, Zuständigkeiten, Termine, Erinnerungen, Bearbeitungsstände, Quellenbelege und Änderungsnachweise.
• Technische Daten: IP-Adresse, Zugriffszeit, Browser, Gerät, angeforderte Ressourcen, Fehler- und Sicherheitsereignisse sowie accountbezogene KI-Verbrauchsdaten.

Die Daten stammen aus deinen Eingaben, Eingaben berechtigter Teammitglieder und eingeladener Mieter, hochgeladenen Unterlagen und CSV-Dateien, weitergeleiteten E-Mails oder einem ausdrücklich verbundenen Mailordner. Zusammenfassungen und Zuordnungsvorschläge werden daraus abgeleitet.

Beschränke Inhalte auf das für die Verwaltung Erforderliche. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsangaben, erfordern zusätzliche Voraussetzungen nach Art. 9 DSGVO; Daten über strafrechtliche Verurteilungen unterliegen Art. 10 DSGVO. Ein Upload oder eine Registrierung allein schafft dafür keine Berechtigung.

Eigene Kunden- und Kontaktdaten verarbeiten wir zur Anbahnung und Erfüllung des Nutzungsvertrags, zur Einrichtung des Testzugangs und zur Bearbeitung von Supportanfragen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern und Mitarbeitern eines Firmenkunden gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Durchführung der Geschäftsbeziehung und die Organisation berechtigter Zugriffe.

Betriebssicherheit, Missbrauchsschutz, Fehlerbehebung, Kontingentkontrolle und die Wahrung von Rechtsansprüchen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist ein sicherer, verfügbarer und wirtschaftlich betreibbarer Dienst. Gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erfüllen wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit eine gesonderte Einwilligung eingeholt wird, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für im Auftrag verarbeitete Verwaltungsdaten bestimmt der jeweilige Kunde. Der Vertrag über DOMYVA rechtfertigt nicht automatisch jede Verarbeitung von Mieterdaten. Pflichtangaben zur Registrierung und notwendige Zugriffsdaten sind für den Zugang erforderlich. Mikrofon, Mailverbindung und Kalenderfreigabe sind optional; ohne die betreffenden Angaben steht die jeweilige Funktion nicht zur Verfügung.

Wenn die Bestätigung von Vertragsunterlagen bei der Registrierung aktiviert ist, speichern wir Account, Nutzerkennung, Kundenart, bestätigte Erklärungen, Zeitpunkt sowie Version, Sprache und Inhaltsprüfsumme der vorgelegten Texte. Das dokumentiert die abgegebenen Erklärungen; es ist keine Werbeeinwilligung.

Bei zusätzlich aktivierter Nachweisfunktion werden IP-Adresse und Browserkennung zur Bildung schlüsselgebundener Prüfwerte verarbeitet. Im Registrierungsnachweis stehen diese Werte statt der Klartextangaben; eine signierte Prüfbestätigung enthält auch einen Prüfwert der E-Mail-Adresse. Diese Daten sind pseudonymisiert, nicht anonym. Davon unabhängig können beim Hosting technische Verbindungsdaten anfallen. Zweck ist die Prüfung der Herkunft und Unverändertheit der Erklärung.

Vercel stellt die Webanwendung, Serverfunktionen und Hintergrundabläufe bereit. Dabei werden technische Verbindungs-, Zugriffs- und Fehlerdaten verarbeitet. Für Anmeldung, Datenbank und privaten Dateispeicher verwenden wir Supabase.

Zur Anmeldung gehören E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten und Sitzungstoken. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung kommen Registrierungs- und Prüfdaten hinzu. Bestätigungs-, Einladungs- und Passwort-zurücksetzen-Mails enthalten zeitlich begrenzte Zugangslinks. Der Versand der DOMYVA-Accountmails erfolgt über STRATO.

Innerhalb eines Firmenaccounts sehen berechtigte Teammitglieder die für ihre Rolle freigegebenen Daten. Anzeigename, E-Mail-Adresse, Rolle und Zuweisungen können für andere berechtigte Teammitglieder sichtbar sein. Der Accountinhaber verwaltet die Zugänge.

Wer verarbeitet deine Daten?

Der Mieterbereich ist ein persönlicher Zugang zu deiner Verwaltung. Die Registrierung macht dich nicht zum zahlungspflichtigen DOMYVA-Kunden und ist keine Einwilligung in Werbung. Für die Bereitstellung deiner Benutzeridentität, Anmeldung, Kontosicherheit und eigene Supportbearbeitung ist Vendahl UG (haftungsbeschränkt) i. G. verantwortlich. Für die mietbezogene Verwaltung bestimmt der Vermieter beziehungsweise die zuständige Verwaltung die Zwecke und Rechtsgrundlagen. DOMYVA verarbeitet diese Inhalte im Auftrag. Handelt die Verwaltung selbst im Auftrag des Vermieters, richtet sich die Verantwortung nach dieser Aufgabenverteilung. Ein eigener Login ändert diese Zuordnung nicht allein.

Die Identität und Kontaktdaten des für deine Mieterdaten Verantwortlichen sowie dessen ergänzende Datenschutzhinweise erhältst du von deiner Verwaltung, insbesondere mit der Einladung. Diese Erklärung ersetzt deren Informationen nach Art. 13 beziehungsweise 14 DSGVO nicht. Bei Unklarheiten kannst du dich auch an info@vendahl.de wenden.

Einladung und persönliches Konto

Die Verwaltung hinterlegt deinen Vertragskontakt, deine persönliche E-Mail-Adresse und den Bezug zu Mietverhältnis und Wohnung. Sie erstellt und übermittelt den Einladungslink selbst. Die Einladung ist sieben Tage zur Aktivierung gültig. Wir verarbeiten den Einladungsnachweis, Ablauf, Annahme und einen etwaigen Widerruf sowie deine Benutzerkennung, E-Mail-Bestätigung und Authentifizierungsdaten. Für Anmeldung und Sicherheit fallen zusätzlich die in Abschnitt 5 und 11 beschriebenen Sitzungs- und Verbindungsdaten an. Eine bestehende Benutzeridentität kann für mehrere berechtigte Zugänge verwendet werden.

Die eigene Verarbeitung für die Einrichtung und Absicherung eines von der Verwaltung eingeladenen Zugangs beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das der Verwaltung sind die verlässliche Zuordnung persönlicher Zugänge, sichere Kommunikation und Missbrauchsvermeidung. Eigene gesetzliche Pflichten erfüllen wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Einladungs- und Mietbezüge werden im Auftrag verarbeitet; deren Rechtsgrundlage bestimmt der Verantwortliche, je nach Zweck insbesondere die Durchführung des Mietverhältnisses, eine gesetzliche Pflicht oder ein berechtigtes Interesse. Eine pauschale Datenschutz-Einwilligung wird dafür nicht verlangt.

Die Portalnutzung ist freiwillig. Ohne passende Einladung, E-Mail-Bestätigung und Anmeldung kann der geschützte Zugang nicht bereitgestellt werden. Stimme alternative Kontakt- und Übermittlungswege mit deiner Verwaltung ab; gesetzliche Rechte und Pflichten aus dem Mietverhältnis bleiben bestehen.

Dokumente, Schäden, Nachrichten und Zählerstände

Verarbeitet werden ausdrücklich für dich freigegebene Dokumente, Schadensbeschreibung und Wohnungsbezug, hochgeladene Fotos, Nachrichten, Zeitpunkte und Bearbeitungsstände. Die Verwaltung kann dazu Zuständigkeit, Handwerker, Angebote, Kostenfreigaben, Beauftragung, Erledigung, Rechnungsbezug und Wiedervorlagen dokumentieren. Bei Zählerständen speichern wir Zählerbezug, Ablesedatum, Wert, Prüfentscheidung und Prüfnotiz. Die Übernahme in die Ablesehistorie erfolgt erst nach Prüfung durch die Verwaltung.

Du siehst die für deinen persönlichen Zugang freigegebenen Inhalte und zugehörigen Vorgänge. Ein Zugang schaltet nicht die gesamte Wohnungsakte frei und gibt Mitmietern oder Nachmietern nicht automatisch Zugriff. Berechtigte Mitglieder des Verwaltungsteams können deine Meldungen, Fotos und Nachrichten bearbeiten. Interne Notizen, Kostenunterlagen und ursprüngliche Arbeitsplatz-Konversationen sind nicht automatisch für Mieter sichtbar. Freigegebene Dokumente können Angaben anderer Vertragsparteien enthalten, soweit die Verwaltung dies rechtmäßig freigibt.

Nachrichten und Statusänderungen erscheinen im Vorgang; derzeit lösen sie keine automatische E-Mail oder SMS an Mieter oder Handwerker aus. Eine Handwerkerzuordnung allein übermittelt keine Daten an den Handwerker. Die Verwaltung entscheidet über erforderliche weitere Übermittlungen, etwa Kontaktdaten, Schadensbeschreibung oder ausgewählte Fotos zur Terminvereinbarung und Reparatur. Das Portal ist kein Notrufdienst.

Web-App und freiwillige Push-Mitteilungen

Du kannst den Mieterbereich als Web-App auf deinem Gerät installieren. Optional kannst du Push-Mitteilungen über neue Nachrichten der Verwaltung und Änderungen des Bearbeitungsstands einschalten. Erst nach deiner ausdrücklichen Freigabe im Portal und im Browser wird die Geräteverbindung gespeichert. Das Portal bleibt ohne Installation und ohne Mitteilungen nutzbar. Die Freigabe kannst du im Mieterbereich unter „App installieren & Mitteilungen“ oder in den Website-Einstellungen deines Browsers zurücknehmen.

Für Push speichern wir die vom Browser erzeugte Zustelladresse, zugehörige Verschlüsselungsdaten, den Bezug zu deinem Zugang und deiner Anmeldesitzung sowie Aktivierungs- und Ablaufzeitpunkte. Der Versand erfolgt über den Push-Dienst deines Browsers, insbesondere Apple, Google, Mozilla oder Microsoft. Dabei fallen dort technische Verbindungs- und Zustelldaten an. Der verschlüsselte Hinweis enthält keine Namen, Anschriften, Fotos oder Nachrichtentexte; die Inhalte werden erst nach Anmeldung im Portal angezeigt. Trotzdem kann auf dem Sperrbildschirm erkennbar sein, dass du DOMYVA nutzt. Die Zustellung hängt vom Gerät, den Benachrichtigungseinstellungen und einer Internetverbindung ab und ist kein verbindlicher Zustellnachweis.

Beim Ausschalten oder Entzug des Mieterzugangs werden die zugehörigen Geräteverbindungen und vorgemerkten Mitteilungen entfernt. Eine Abmeldung deaktiviert die gespeicherten Push-Verbindungen dieser Benutzeridentität. Ohne Erneuerung bei aktiver Nutzung laufen sie nach 30 Tagen ab. Im laufenden Versandbetrieb werden abgelaufene Verbindungen bereinigt und technische Versandaufträge nach einem Tag entfernt. Ein bereits an den Push-Dienst übergebener allgemeiner Hinweis kann noch eintreffen; er vermittelt keinen Zugriff auf geschützte Inhalte.

Fotos und KI-Verarbeitung

Lade nur für den Schaden erforderliche Ausschnitte hoch. Vermeide erkennbare unbeteiligte Personen, Ausweisdokumente, Gesundheitsangaben und private Gegenstände ohne Bezug zum Anliegen. Der Foto-Upload im Reparaturvorgang wandelt JPEG-, PNG- und WebP-Bilder in ein neues JPEG um und entfernt dabei eingebettete EXIF-Metadaten einschließlich vorhandener GPS-Angaben. Das entfernt keine im Bild sichtbaren Gesichter, Namen oder Anschriften. Die Aussage gilt nicht pauschal für andere Dokument- oder E-Mail-Uploads.

Das Einreichen einer Schadensmeldung, einer Nachricht oder eines Reparaturfotos startet derzeit keine automatische KI-Analyse dieser Inhalte. Nutzt die Verwaltung andere Analysefunktionen, etwa für separat übernommene Unterlagen oder Kommunikation, gelten die Hinweise in Abschnitt 6. Der Verantwortliche muss diese Nutzung rechtlich abdecken und darüber informieren. Eine Verwendung deiner Verwaltungsinhalte für allgemeines Modelltraining wird durch den Portalzugang nicht erlaubt.

Empfänger, Speicherung und deine Rechte

Für den technischen Betrieb sind insbesondere Vercel (Hosting), Supabase (Anmeldung, Datenbank und Dateispeicher) und STRATO (Accountmails) beteiligt. Weitere Anbieter werden nur im Umfang der tatsächlich genutzten Funktion eingesetzt. Angaben zu Anbietern und möglichen internationalen Übermittlungen stehen in Abschnitt 10. Die Verwaltung erhält dein Passwort nicht.

Der Ablauf einer ungenutzten Einladung oder der Widerruf eines Mieterzugangs löscht weder die Benutzeridentität noch automatisch die gespeicherten Nachweise, Meldungen, Nachrichten, Fotos oder Zählerstände. Auch Auszug und Abschluss einer Reparatur lösen derzeit keine automatische Löschung aus. Die Verwaltung muss nicht mehr benötigte Freigaben und Zugänge beenden und die erforderliche Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen festlegen. Bereits heruntergeladene Kopien werden durch einen Widerruf nicht zurückgerufen.

Eigene Kontodaten werden für die Bereitstellung und Absicherung des Zugangs benötigt. Ist kein Zugang mehr erforderlich, kannst du die Löschung der Benutzeridentität bei uns beantragen; weitere Zugänge und notwendige Nachweise werden dabei geprüft. Eine Entfernung der Identität kann eine vorherige Bereinigung ihrer Verwaltungszuordnungen erfordern. Für Verwaltungsinhalte richtet sich die Speicherdauer nach dem dokumentierten Zweck, gesetzlichen Pflichten und erforderlicher Anspruchssicherung beim Verantwortlichen. Es gibt keine pauschale Aufbewahrungsfrist allein wegen der Portalnutzung. Einzelheiten zu Protokollen und Sicherungen sowie deinen Rechten einschließlich Widerspruch und Beschwerde stehen in Abschnitt 12 und Abschnitt 13.

Für Berichtigung, Auskunft oder Löschung von Mietunterlagen wende dich an deine Verwaltung; für eigene Konto- und Sicherheitsdaten an info@vendahl.de. Du kannst auch eine gemischte Anfrage an uns richten: Wir bearbeiten unseren Verantwortungsbereich und unterstützen die Weiterleitung des übrigen Anliegens. Mieter haben keinen Zugriff auf den vollständigen Export oder die Löschung des Verwaltungskontos. Eine Datenschutzauskunft kann über die im Portal sichtbaren Daten hinausgehen.

DOMYVA speichert hochgeladene PDF-, Word-, Excel-, CSV-, Bild-, Text- und E-Mail-Dateien in der Accountablage. Zur Analyse können Originaldateien einschließlich Bildern, extrahierte Texte, relevante Vertrags- und Nachrichtenausschnitte sowie deine Frage an die OpenAI-API übermittelt werden. Das kann personenbezogene Vertrags-, Finanz- und Gebäudedaten einschließen.

Die KI unterstützt Klassifikation, Suche, Zusammenfassungen, Vertragsentwürfe, Flächenübernahme aus Mietverträgen, Bearbeitungsvorschläge, Antworten und Übersetzungen. Für die Suche entstehen auch mathematische Textrepräsentationen (Embeddings), die mit Textausschnitten und Quellenzuordnungen gespeichert werden. Anfragen, Antworten, Auswertungen und Übersetzungen bleiben im Account erneut aufrufbar. Dokumentanalysen können nach dem Schließen des Browsers weiterlaufen.

Das Mikrofon wird erst nach deiner Bedienung und der Browserfreigabe verwendet. Die Aufnahme wird zur Verschriftlichung an OpenAI übertragen. Die Transkriptionsfunktion speichert keine eigene dauerhafte Audiodatei in der DOMYVA-Ablage; übernommene Texte können als Anfrage oder Vorgang gespeichert werden. Die Bediensprache verändert die Originaldokumente nicht.

OpenAI erklärt, API-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining zu verwenden, außer bei ausdrücklicher Freigabe. Bei den in DOMYVA verwendeten Textantworten ist die zusätzliche Antwortspeicherung deaktiviert. Das bedeutet keine vollständig speicherfreie Verarbeitung: Sicherheitsprotokolle können nach den OpenAI-Bedingungen bis zu 30 Tage, in begründeten Ausnahmefällen länger, bestehen; technische Zwischenspeicher können hinzukommen. Einzelheiten stehen in den OpenAI-Datenkontrollen.

DOMYVA trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. KI-Angaben können falsch oder unvollständig sein. Vertragsfreigaben, Zahlungsprüfungen, Abrechnungen und ausgehende Schreiben erfordern menschliche Prüfung. Ein KI-Vorschlag ist keine verbindliche rechtliche Bewertung.

Für gezielt weitergeleitete Nachrichten stellt DOMYVA eine Accountadresse bereit. Resend empfängt diese Mails. Verarbeitet werden Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt, Nachrichten- und Bezugkennungen, technische Header, Zeitstempel und Anhänge. Daraus können Vorgänge und Verknüpfungen mit bestehenden Nachrichten entstehen. Die Übernahme ist von der anschließenden KI-Analyse zu unterscheiden.

Du wählst zwischen gezielter Weiterleitung und einem unterstützten eigenen Postfach. Bei einer Verbindung bestimmst du Importordner, Startdatum und optional den Gesendet-Ordner. Zugangsdaten können technisch weitergehenden Postfachzugriff erlauben.

Beim Postfachabruf werden der gewählte Eingangsordner, das Startdatum und optional der Gesendet-Ordner berücksichtigt. Importierte Originalnachrichten können als EML mit Headern und Anhängen archiviert werden. Kommunikationszuordnungen verbinden Nachrichten mit Kontakten und Mietverhältnissen; PDF-Verläufe und ZIP-Pakete können diese Daten und verfügbare Originale enthalten. Versandkopien im eigenen Postfach haben einen gesonderten Status und sind keine Zustellbestätigung.

Mailzugänge werden verschlüsselt gespeichert und für die Verbindung serverseitig entschlüsselt. Dies ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gegenüber DOMYVA.

Ja. Nachrichten bleiben beim Mailanbieter. DOMYVA importiert gewählte Ordner und kann nach bestätigtem Versand eine Kopie im Gesendet-Ordner ablegen. Der Kopierstatus wird separat angezeigt; Trennen der Verbindung löscht keine bereits importierten Nachrichten.

Der Versand erfolgt nach ausdrücklicher Bestätigung über das gewählte Mailkonto. Empfänger und deren Mailanbieter erhalten Nachricht und freigegebene Anhänge. Versandstatus und Nachricht können im Account dokumentiert werden. Beim Trennen einer Verbindung endet der weitere Abruf; importierte Nachrichten werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Zusätzlich gelten die Bedingungen deines Mailanbieters.

Sollstellungen, Zahlungszuordnungen und Salden werden nach festgelegten Rechenregeln ermittelt. Zahlungserinnerungen enthalten Forderungsstände und werden vor Freigabe erneut geprüft; Freigaben werden mit Nutzer, Zeitpunkt und Datenstand protokolliert. Es erfolgt keine Bonitätsbewertung. Kautionsaufstellungen und Wohnungsexporte enthalten die jeweils zugeordneten Finanz- und Vertragsdaten.

Beim Bank-CSV-Import werden Kontoumsätze verarbeitet und dem ausgewählten Objekt zugeordnet. Vertragsdaten, Zahlungsbeteiligte, Kontokennungen, Verwendungszwecke und Beträge dienen dazu, Wohnungen, Mietverträge und Zahlungsarten vorzuschlagen. Wiederkehrende Importe werden auf vorhandene Buchungen geprüft.

Für Abrechnungsvorschläge werden Verträge, Flächen, Zählerstände, Verteilungsschlüssel, Zahlungen und Prüfvermerke verknüpft. Hinweise auf fehlende Daten oder nicht gefundene Zahlungen dienen der Kontrolle und stellen keine Schuld automatisch fest. Bestätigte Zuordnungen, gesperrte Zeiträume und freigegebene Abrechnungsstände können als Nachweise gespeichert werden. Das Ausschließen einer Buchung aus der Auswertung löscht ihre Daten nicht.

In den Einstellungen kannst du freiwillig E-Mails über neue DOMYVA-Funktionen vormerken und die Auswahl jederzeit zurücknehmen. Gespeichert werden Account, Nutzerkennung, die zu diesem Zeitpunkt hinterlegte E-Mail-Adresse, Auswahl, Wortlaut und Version der Erklärung, Sprache, Zeitpunkt und Änderungen. Aktuell werden dadurch keine Produktmails versendet; vor einem späteren Versand ist eine separate E-Mail-Bestätigung vorgesehen. Testzugang und notwendige Servicemails hängen nicht von dieser Auswahl ab.

Die freiwillige Vormerkung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihr Änderungsnachweis dient der Nachvollziehbarkeit deiner Auswahl und ihres Widerrufs. Die persönliche Auswahl ist im Team nicht allgemein sichtbar; berechtigte Inhaber und Administratoren erhalten sie jedoch im vollständigen Accountexport.

Termine, Fristen, Wiedervorlagen und Zuständigkeiten werden im Account gespeichert und können Benachrichtigungen auslösen. Ein ausdrücklich erstelltes Kalenderabonnement übermittelt Titel, Beschreibung, Zeiten, Ort und Objektbezug an den von dir gewählten Kalenderdienst.

Der persönliche Kalenderlink erlaubt den Abruf ohne zusätzliche DOMYVA-Anmeldung. Wer den Link erhält, kann die freigegebenen Termine lesen. Er ist in DOMYVA widerrufbar. Bereits in anderen Kalendern gespeicherte Kopien werden dadurch nicht zurückgerufen.

Dokumentpakete und Exporte werden für berechtigte Nutzer auf Anforderung erstellt. Vollständige Accountexporte sind Inhabern und Administratoren vorbehalten. Originaldateien können über zeitlich begrenzte Downloadadressen bereitgestellt werden. Heruntergeladene oder weitergegebene Dateien liegen anschließend außerhalb der Zugriffskontrolle von DOMYVA. Eine Löschung im Account entfernt solche Kopien nicht.

Die folgenden Dienste sind für die genannten Funktionen vorgesehen oder im Einsatz. Der Betriebsstatus unterscheidet verfügbare Dienste, optionale Nutzung, begrenzte Tests und noch nicht aktivierte Funktionen.

• Vercel · Im Einsatz
  Hosting und Hintergrundverarbeitung
  Vercel Inc., USA
  Datenschutz- und Vertragsinformationen
• Supabase · Im Einsatz
  Authentifizierung, Datenbank und Dateispeicher
  Supabase Pte. Ltd., Singapore
  Datenschutz- und Vertragsinformationen
• OpenAI · Im Einsatz
  KI-Analyse, Assistent, Übersetzung und Embeddings
  OpenAI Ireland Ltd., Ireland
  Datenschutz- und Vertragsinformationen
• Resend · Bei Nutzung der Funktion
  Empfang weitergeleiteter E-Mails
  Plus Five Five, Inc., USA
  Datenschutz- und Vertragsinformationen
• STRATO · Im Einsatz
  Versand von DOMYVA-Accountmails
  STRATO GmbH, Deutschland
  Datenschutz- und Vertragsinformationen
• Meta / WhatsApp · Begrenzter Testbetrieb
  Optionaler WhatsApp-Kanal; derzeit Testeinrichtung
  WhatsApp Ireland Limited, Ireland
  Datenschutz- und Vertragsinformationen
• Stripe · Geplant, nicht aktiviert
  Geplante Online-Tarifzahlung; noch nicht aktiviert
  Datenschutz- und Vertragsinformationen

Die Anbieterinformationen sind keine Bestätigung einer bereits abgeschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Die für DOMYVA geltenden Verträge, Verarbeitungsregionen und Übermittlungsgarantien müssen für die jeweilige Einrichtung gesondert geprüft werden; der Unternehmenssitz ist keine Zusage über den Speicherort. Auch verbundene Unternehmen und Unterauftragnehmer können beteiligt sein.

Weitere Empfänger entstehen durch deine Nutzung: berechtigte Teammitglieder, adressierte Mailempfänger, dein Mailanbieter, ein ausgewählter Kalenderdienst und Empfänger deiner Exporte. Bei gesetzlichen Verpflichtungen können auch Behörden oder Gerichte Daten erhalten.

Eine ausschließlich auf Deutschland oder die EU beschränkte Verarbeitung wird nicht zugesichert. Bei internationalen Diensten können Verarbeitungen und Supportzugriffe auch in den USA, Singapur oder weiteren Ländern stattfinden. Die verlinkten Anbieterbedingungen sehen hierfür insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und, soweit einschlägig, Angemessenheitsbeschlüsse vor. Informationen zu den im konkreten Vertragsverhältnis geltenden Garantien und eine Kopie davon kannst du über unseren Datenschutzkontakt anfragen. Eine Verlinkung ersetzt den erforderlichen Abschluss und die Prüfung dieser Vereinbarungen nicht.

DOMYVA setzt keine eigenen Werbe- oder Analyse-Tracker zur Erstellung seitenübergreifender Nutzungsprofile ein. Für Anmeldung und Sitzungssicherheit werden Authentifizierungscookies verwendet. Die Bediensprache wird im Cookie „domyva-language“ für bis zu ein Jahr und bei angemeldeten Nutzern auch im Profil gespeichert.

Die installierbare Web-App speichert statische Programmdateien, Symbol und Offline-Hinweisseite im Browser. Sie legt keine vollständige Offline-Kopie der Verwaltungsdaten an. Downloads und Browserzwischenspeicher können dennoch lokale Kopien enthalten. Cookies und lokale Daten kannst du über den Browser entfernen; eine erneute Anmeldung oder Sprachwahl kann dann nötig sein.

Die für ausdrücklich gewünschte Funktionen erforderliche Speicherung und der Zugriff auf deinem Gerät beruhen auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach den oben genannten Rechtsgrundlagen. Nicht erforderliche Speicherungen bedürfen einer gesonderten Einwilligung.

Der vollständige Accountexport umfasst accountbezogene Verwaltungsdaten und verfügbare Originaldateien, einschließlich Mailarchiven, Versandkopien und Importdateien. Passwörter, Zugangsschlüssel und globale Betreiberberechtigungen sind ausgeschlossen. Beim Download können parallele Änderungen den Datenstand beeinflussen. Die vollständige Accountlöschung entfernt auch diese accountbezogenen Dateien; erst nach erfolgreichem Abschluss gilt sie als beendet. Kopien in deinem eigenen Postfach werden nicht gelöscht.

Vertragsbestätigungen bleiben als Nachweis im Account, auch wenn der betreffende Teamzugang entfernt wird; die vollständige Accountlöschung entfernt diese Nachweise aus dem aktiven Bestand. Vormerkungen für Produktneuigkeiten und ihre Änderungshistorie bleiben bis zum Entfernen der Mitgliedschaft, des Nutzerkontos oder des Accounts gespeichert. Ein Widerruf ändert die Auswahl, löscht aber nicht ihre Historie. Für eine vorherige Prüfung der Löschung kannst du unseren Datenschutzkontakt nutzen.

• Account und Profil: für die Dauer des Zugangs und der Geschäftsbeziehung. Das Ende der Testphase löscht Daten nicht automatisch. Bei einer Accountlöschung werden zugehörige Verwaltungsdaten und Originaldateien aus dem aktiven Bestand entfernt. Benutzeridentitäten bleiben bestehen, soweit sie noch zu anderen Accounts gehören.
• Verwaltungsdaten und Antworten: solange sie vom verantwortlichen Kunden benötigt werden und im Account gespeichert bleiben. Dokumente im Papierkorb sind wiederherstellbar; erst endgültiges Löschen entfernt die Originaldatei aus der aktiven Ablage. Abgeleitete Angaben und bereits gespeicherte Antworten müssen gegebenenfalls gesondert berichtigt oder gelöscht werden.
• Kontakt und Support: bis das Anliegen abgeschlossen ist und keine weitere Bearbeitung oder Anspruchssicherung erforderlich ist. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Geschäftskorrespondenz bleibt für die vorgeschriebene Dauer erhalten.
• Verbrauchs-, Fehler- und Prüfprotokolle: solange sie für Kontingentabrechnung, Fehlerklärung, Missbrauchsschutz oder Bearbeitungsnachweise erforderlich sind. Nicht jedes Protokoll wird mit einer einzelnen Anfrage gelöscht.
• Dienstleister und Sicherungen: Die Löschung aus dem aktiven Account bedeutet nicht die sofortige Entfernung aus sämtlichen Betriebsprotokollen oder vorhandenen Sicherungen. Dafür gelten die jeweiligen vertraglichen Lösch- und Sicherungszyklen. Die Besonderheiten der KI-Verarbeitung stehen in Abschnitt 6.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und notwendige Anspruchssicherung können eine weitere zweckgebundene Aufbewahrung begründen. Export und Accountlöschung findest du in den Einstellungen. Sonstige Lösch- und Aufbewahrungsanfragen bearbeitet unser Datenschutzkontakt. Vom Kunden erforderliche Aufbewahrungsfristen sind vor endgültiger Löschung zu berücksichtigen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einwilligungen kannst du für die Zukunft widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruch: Gegen die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Gegen Verarbeitung für Direktwerbung ist der Widerspruch jederzeit möglich.

Wende dich an info@vendahl.de. Wir dürfen eine angemessene Identitätsprüfung verlangen, um fremde Daten zu schützen. Bei im Auftrag gespeicherten Mieterdaten gilt die Zuständigkeitsverteilung in Abschnitt 2.

Nach Art. 77 DSGVO kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, poststelle@lfd.niedersachsen.de. Kontakt und Beschwerdeinformationen.

Berechtigte Betreiberadministratoren erhalten für Betrieb und Support eine accountübergreifende Übersicht über Accounts, Testlaufzeiten, Einheitenlimits, KI-Verbrauch und geschätzte Kosten. Supportanfragen, Sperren und Verwaltungsänderungen werden mit Bearbeitungsnachweisen gespeichert. Rechnungsentwürfe dienen derzeit nur der Vorbereitung; sie lösen keinen automatischen Versand und keine Abbuchung aus.

DOMYVA verwendet verschlüsselte Übertragung, private Dateispeicher und accountbezogene Zugriffsregeln. Rollen begrenzen Bearbeitungsrechte, Anbieterzugänge werden serverseitig gehalten. Fehler- und Verbrauchserfassung unterstützen den Betrieb. Diese Maßnahmen können Risiken reduzieren, aber keine absolute Sicherheit garantieren.

Support und Störungsbehebung können den erforderlichen Zugriff auf betroffene Daten einschließen. Beschränke Supportunterlagen auf benötigte Angaben und übermittle keine Passwörter im Nachrichtentext.

Live-Banking: Direkter Kontozugriff ist noch nicht produktiv freigeschaltet. Derzeit werden hochgeladene Konto-CSV-Dateien verarbeitet; dadurch entsteht keine Verbindung zur Bank.

Im begrenzten WhatsApp-Test werden über die Meta-Plattform Telefonnummern, Anzeigenamen, Nachrichtenkennungen, Zeitstempel, Texte und gegebenenfalls Medienkennungen verarbeitet. Testempfänger werden ausdrücklich freigegeben. Der private WhatsApp-Verlauf wird nicht ausgelesen. Beteiligter Dienst ist WhatsApp Ireland Limited mit Meta-Unternehmen und Unterauftragnehmern; internationale Verarbeitung ist möglich. Eine allgemeine Kundenanbindung ist noch nicht freigeschaltet.

WhatsApp Business Data Processing Terms

Online-Tarifzahlung: Sie ist zurückgestellt. Über DOMYVA werden derzeit keine Zahlungsdaten zur Tarifbuchung an Stripe übermittelt und keine kostenpflichtigen Online-Abonnements abgeschlossen. Kostenlose Registrierung löst keine automatische Zahlung aus.

Vor Freischaltung ergänzen wir diese Hinweise um die konkreten Anbieter, Zwecke, Datenarten, Empfänger, Übermittlungen und Aufbewahrung. Eine Verbindung erfordert die entsprechende Einrichtung beziehungsweise Freigabe durch einen berechtigten Nutzer.

Wenn du die elektronische Kündigungs- oder Widerrufsfunktion nutzt, speichern wir die Art der Erklärung, Name, Bestätigungsadresse, optionale Vertragsreferenz, Sprache, mitgeteilte Termine und Freitext sowie Vorgangsnummer und Eingangszeitpunkt. Die Erklärung wird auch ohne passende Accountzuordnung entgegengenommen. Eine Zuordnung ist kein Identitätsnachweis und keine Bewertung der Erklärung.

Zwecke sind die Bearbeitung der Vertragsbeziehung, die Eingangsbestätigung und der Nachweis der Erklärung und ihrer Bearbeitung. Es gelten die in Abschnitt 4 genannten Rechtsgrundlagen: Vertragsabwicklung, soweit einschlägig gesetzliche Bestätigungspflichten sowie unser berechtigtes Interesse an nachvollziehbarer Bearbeitung und Anspruchssicherung. Die Daten werden nicht allein durch die Abgabe für Werbung verwendet.

Freigeschaltete Betreiber mit Zwei-Faktor-Anmeldung sehen Eingang, Zuordnung und Versandstatus. Accountzuordnung, interne Notizen und Bearbeitungsstatus werden mit Bearbeiter-ID, Zeitpunkt, Begründung und Vorher-/Nachher-Stand protokolliert. Normale Accountmitglieder können diese Betreiberunterlagen nicht abrufen; sie sind auch nicht Bestandteil des allgemeinen Accountexports. Personenbezogene Auskunftsanfragen bearbeitet der Datenschutzkontakt.

Für die Eingangsbestätigung verarbeiten wir Empfängeradresse, Erklärungsinhalt und Zeitstempel sowie Versandversuche, technische Fehlerkennungen und das Ergebnis der Mailserver-Annahme. Dafür werden die bereits genannten Hosting-, Datenbank- und Maildienste eingesetzt. Ein Mailfehler entfernt eine gespeicherte Erklärung nicht. Die Betreiberbearbeitung löst keine automatische Vertragsbeendigung oder Accountlöschung aus.

Zum Schutz vor massenhaften Eingaben wird aus der IP-Adresse ein serverseitig geschützter Prüfwert gebildet. Im Erklärungsspeicher liegt dieser Wert statt der IP im Klartext; er ist pseudonymisiert, nicht anonym. Die erste Eingabe erfordert weder Anmeldung noch Kontobestätigung. Der IP-Prüfwert wird nach 30 Tagen beim täglichen Bereinigungslauf entfernt. Technische Verbindungsdaten beim Hosting bleiben gesondert bestehen.

Für eine unveränderte Wiederholung nach Verbindungsproblemen speichert das Formular Erklärung, Vorgangsnummer und gegebenenfalls Eingangsbeleg im Sitzungsspeicher dieses Browser-Tabs. Nach dem Eingang kannst du die lokale Kopie über die angebotene Schaltfläche entfernen. Das löscht nicht den serverseitigen Eingang. Heruntergeladene oder ausgedruckte Belege verwaltest du selbst; die Wiederherstellung von Tabs hängt von deinem Browser ab.

Erklärung, Versandbeleg und Bearbeitungsnachweise werden getrennt von den Verwaltungsdaten des Accounts aufbewahrt. Eine Accountlöschung löst die aktuelle Zuordnung, entfernt aber diese Nachweise einschließlich historischer Zuordnungen und Bearbeiterkennungen nicht automatisch. Regulär bewahren wir diese Unterlagen sechs Jahre ab Ende des Kalenderjahres des letzten Eingangs, Versands oder Bearbeitungsnachweises auf. Danach werden abgeschlossene Vorgänge im täglichen Lauf gelöscht. Offene Vorgänge und dokumentierte Aufbewahrungssperren werden gesondert geprüft. Technische Versandversuche und Fehlerkennungen werden bei abgeschlossenen Vorgängen ohne Sperre nach 90 Tagen entfernt; Versandbeleg und endgültiger Versandstatus bleiben erhalten. Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen richtest du an den Datenschutzkontakt; es gilt Abschnitt 13.